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    商務接待送禮品淺談商務接待禮儀的技巧及注意事項

    摘要:當今社會,隨著經濟全球化的發展,國內外的商業活動日益頻繁。在商業活動中,掌握相應的商務接待禮儀至關重要,它維護了企業的形象,也直接影響著企業的經濟效益。在商務接待活動中,如果能夠合理應用接待禮儀的相關技巧,會產生事半功倍的效果,進而實現預期的目標。本文介紹了商務接待禮儀的技巧,并對相應的注意事項進行了闡述。

    關鍵詞:商務接待禮儀 技巧 注意事項

    我國是禮儀之邦,十分注重禮節。在商務交往中,不僅要做到以禮待人,更要掌握一定的技巧,充分利用禮儀藝術。要想做好商務接待工作,接待人員必須強化自身的專業禮儀知識,遵循相應的禮儀規范。合理運用商務接待禮儀商務接待送禮品淺談商務接待禮儀的技巧及注意事項,必然會給拜訪客戶留下深刻的印象,對后面的商務交往的全面展開起到重要作用。成功的商務接待,不僅體現了接待人員的內涵與企業形象,還體現出企業的服務宗旨和經營理念,甚至還會給企業帶來驚喜。

    一、商務禮儀接待的相關流程

    (一)接待前的準備

    1.來賓的了解

    應明確來訪人員的主要意圖,來訪日期、到達時間、會見地點等。要全面具體的掌握來訪客戶的基本情況,包括姓名、人數、國籍、信仰等,最好能了解決策人的性格、愛好等,總之了解越多對談判越有利。

    2.接待人員的安排

    根據來訪人員職務等級的不同,制定相應的接待規格,合理安排每個環節中對應的接待專員。接待人員應具備良好的心態,適當運用接待禮儀技巧,提前做好應對措施,遇到突發事情做到不慌、不亂、不急,。

    3.接待方案的制定

    根據掌握的資料,確定相應規格的商務接待方案,流程細化,分工明確,專項專人。如果涉及需要與其他部門配合完成的工作,需提前做好溝通。把禮儀落實到商務接待工作的每個環節,彰顯專業性、規范性、系統性。

    4.環境設施與物資的準備

    對接待中所涉及的場所提前做好準備工作。對來賓的居住環境、會客室、會議室等進行合理布置,保持空氣清新,各接待場所的色彩搭配和諧,整體給人舒適感。調整場所的適宜溫度、濕度,對使用的相關設備進行調試,確保正常使用等。

    (二)按部接待

    1.迎賓

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    迎接人員一般提前15分鐘左右抵達目的地,不得遲到,否則會給對方留下不好的印象。見到客人時,應熱情主動、親切問候,表示歡迎對方的到來。在迎客時要掌握以下幾點:

    (1)時機要適當。在恰當的時候向對方招呼,讓對方感到自然又親切,適時的贊美聽起來悅耳。當來賓抵達預先安排的住所后,陪同人員應控制停留時間,讓來賓早點休息。在離開時,要將之后的聯系時間、地點等告知來賓。

    (2)使用適當的語言。在接待客人時,要在稱呼方面格外注意,正確使用禮貌用語,保證講出的話與當時的環境相適應,彰顯出個人的綜合素養。

    (3)表現得體。與對方交談時注意儀禮,合適的距離適用相應的眼神與微笑,要確保舉止的自然得體。在接待客人方面,注意使用商務禮儀中的握手禮、介紹禮、名片禮等。

    2.引導

    作為引導人員,在接待指引客人抵達相應場所的過程中,要采用專業的引導手勢,保證禮儀姿勢的端正。在不同的場所,應掌握相應的技巧:

    (1)走廊引導:以右為尊、語言提示、動作自然。引領人應該與客人保持兩三步的距離,盡量保持步調的協調,讓對方有被尊重的感覺。

    (2)樓道引導:以高為尊、以右為尊、相隔有度、安全為重。如果要上樓,應該讓來賓在前1-2臺階;在下樓的時候,引領人應走在來賓前面;若引領人為男士,始終走在來賓之前。在上下樓梯過程中,要讓來賓有安全感增強的感受。

    (3)電梯引導:專梯時,引領人應先進入電梯;梯內有人時,引領人應指引來賓先進入電梯。右手按住開鍵、左手擋門邊,當客人進入電梯站穩后,再將電梯門關閉。電梯行進中,與客人斜側占位,到達指定樓層時,引領人按住開鍵商務接待送禮品,讓來賓先走出電梯。引導過程中要讓來賓有被照顧的感受。

    (4)會客廳引導:引領人引導來賓走入會客廳,要做出相應指示,指引客人坐下,等到來賓坐下后,引領人要行點頭禮并后退兩步再離開。

    3.乘車及乘車路線

    在商務接待之前,應制定合理路線,選擇適合的交通工具。注意不同車型,來賓乘車座次也有所不同。

    (1)五座商用車:由司機駕駛時,為來賓優先提供后排右側座位,其次是左側商務接待送禮品,最后是副駕駛座位;由接待人員駕駛時,為來賓優先提供副駕駛座位,其次是后排右側的座位,最后考慮左側座位。后排中間的座位,不適合安排給客人。

    (2)七座商用車:由司機駕駛時座次順序為,二排右側的座位→二排左位→二排中間位→三排右位→三排左位→副駕駛:由接待人員駕駛時座次順序為,副駕駛作為→二排右位→二排左位→二排中間位→三排右位→三排左位。

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    (3)多排座車:由專門司機駕駛,位次原則:右為上,前為上,近門為上。

    4.會見與談判座次

    在商務會談中,根據具體情況選擇相對式或并排式座次。適用原則為常見談判與會見,主客雙方面對面;面門門右都是客,主方背門或左邊;國際通行右為上,國內機關尊左邊;單數首先定中心,雙數首先畫中線。

    5.奉茶與交談

    我國的商務接待習慣主要以茶水待客為貴,在接待之前,應選擇適合的茶具和茶葉,安排專門的奉茶人員來做好沏茶、倒茶、奉茶及蓄水的相關禮儀。相關服務人員要做到操作輕、走路輕、說話輕,及時關注會談人員喝水情況來調整蓄水時間。

    (三)送客

    在商務接待的送客時,主客彼此相互饋贈比較常見。應提前了解對方的喜好,挑選合適禮品,并做好細致的外包裝,體現主人心意,增進雙方感情。送別時要熱情有禮,依商務接待等級適用相應的送客規格。

    (四)接待后聯系 完成接待后,應適時與來賓進行信息及電話回訪,對來賓所贈送的禮品表示感謝。接待方應召集相關接待人員根據本次接待情況進行系統的會務總結,為下次的商務接待做經驗積累。

    二、接待禮儀的相關注意事項

    (一)接待人員的著裝

    對商務接待人員的服裝應統一要求,著得體商務正裝,簡潔大方不標新立異,最好與本次商務活動主題相匹配,著黑色制式皮鞋。男士商務場合著淺色系襯衫,平整干凈,盡量搭配合適領帶。女士穿著不宜過緊、露、透、花、亂、夸張等。如穿正裝包裙,需內穿肉色長簡襪,鞋跟高度為5厘米左右。

    (二)接待時間

    要提前做好時間的安排,如需接機、接站等,要耐心等候迎接人員不得遲到。注意接待中每個環節的時間把控與連貫,專人專事,落實責任人。盡量給來賓留下良好印象。

    (三)奉茶

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    待客人落座后,再為客人奉茶。在客人視線內清洗茶具,即便茶杯十分干凈,也應用開水燙過再給客人使用。在奉茶時,應使用托盤,托位與胸部保持水平高度,按照職位高低依次奉茶。

    (四)握手禮儀

    握手時,應伸右手,手不能涼不能濕,禁忌戴眼鏡、手套,交叉握手,握手時中間不能有障礙物。應注意保持一米距離,目光恰當,面帶微笑。讓對方有被尊重的感覺,優越感提升、自我價值體現、心情愉悅的感受。

    (1)順序恰當。尊者先伸手,職務高者先伸手,女士、年長者先伸手。

    (2)握位恰當。掌心不能向下,異性握手虎口打開45度,握關節一下;同性握手虎口打滿。

    (3)時間恰當??刂莆帐謺r間,控制在3-5秒之間,最少停留3秒。若想表示真誠、熱烈的心情,可以適當延長握手時間,同時可上下搖晃幾下。

    (4)力度恰當。不能過于用力,控制好力度,體現自身的謙卑態度。

    (5)語言恰當。迎接來賓時,接待方應先伸出手,表現出對客人的歡迎、尊敬,適時介紹、寒暄;與來訪者分別時,應讓對方先伸出手,以示告別。

    (五)名片禮儀

    名片禮儀注意的8大環節:遞送名片;介紹自己;讀名片信息(單位名、職務、全名);適度寒暄贊美;收名片放置合適位置(名片夾或辦公桌右上第一個抽屜);分等級整理名片,資源分配;及時聯系(信息溝通,適時電話相約拜訪)。

    遞送名片:主動將自己的重要信息告訴對方,存放得當,隨手可取,站立對正上身前傾,手握兩端,字朝對方,齊胸送出,清楚報名,說寒暄語。

    接收名片:感謝對方信任,立即起立,面向對方,雙接下端,齊胸高度,認真拜讀,表示感謝,存放得當。注意事項:接到名片后要收放到合適位置,禁忌手中把玩彈敲名片,不能將名片壓在水杯、煙缸之下,對方會有不被尊重的感覺。

    (六)禮品的選擇

    切忌所饋贈的禮品,用本單位的廣告宣傳用品,公務關系卻送私人貼身用品,禮品不包裝或包裝夸張,易于引起異性誤會的物品,藥品、補品、保健品等。

    結語:綜上所述,在諸多企業中,商務接待禮儀都是一項重要的內容,通過商務接待,可以充分體現企業文化,管理理念。作為商務接待人員,在與來賓進行接觸的過程中,自身的言談舉止以及儀容儀表等均代表著企業的形象,對接待人員應有較高的要求。所以,一次成功的商務接待活動必須掌握商務接待禮儀技巧。如果接待工作做得精細,精心,精準,會促進雙方的合作,為商務交往的進一步展開打下了基礎。由此可見,在商務接待中,應該緊跟社會潮流,全面掌握商務接待禮儀的相關技巧,明確相關的注意事項,進而雙舒雙贏。

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